Current situation for Ukrainian nationals in Germany and Schengen area

The war in Ukraine is occupying and shocking us all – according to the United Nations Refugee Agency (UNHCR), almost 700,000 people are already on the run and, unfortunately, it can be assumed that this number will increase considerably.

As a relocation company, we want to try to support you with our experience in the field of immigration to Germany and help you understanding and overcoming the bureaucratic obstacles. Above all, we would like to summarise here which new regulations now apply.

People from Ukraine can enter the EU or the Schengen area for up to 90 days without applying for a visa – and thus also Germany. The prerequisite for this is a biometric passport – the Federal Police, however, stated on request that they would be lenient here and allow citizens to enter also without this passport from Ukraine.

For long-term stays of more than 90 days, a visa must be applied before entry. Due to the situation, this is currently exceptionally possible at the foreign missions of neighbouring countries – among other things because the German embassy in Kiev has been closed since the end of February. These visas can be applied for with or without a biometric passport.

In addition, the EU Commission has prepared on Thursday, 3 March 2022, together with the interior ministers of the European Union, the first application of an EU directive, with which all EU member states would apply the same, unbureaucratic procedure for the admission of refugees from Ukraine. The directive on so-called “Massenflucht” existed already since 2001, i.e. for 21 years, and was also converted into national law in the form of §24 of the Residence Act. Until now, there was no political will to apply it – now there is agreement among the EU member states.

The directive regulates the distribution of refugees, as well as the simplified procedures for temporary protection and also the possibility of taking up employment and self-employment. Ukrainian refugees can be admitted throughout the EU without asylum procedures for an initial period of one year and receive a work permit without complications. They are also entitled to benefits under the Asylum Seekers’ Benefits Act. An extension to a total of three years is possible. At the same time, the participation of children in schooling is guaranteed. The regulation applies to holders of a Ukrainian passport and to all those who have their regular residence in Ukraine.

In addition to the war situation, the pandemic must unfortunately still be considered. Ukraine has no longer been classified as a high-risk area since 27 February 2022. Thus, according to the Coronavirus Entry Ordinance, there is only a general obligation to test before entry, but no longer a quarantine and registration requirement. The Federal Police will deal pragmatically with the situation in the case of war refugees and displaced persons. Among other things, voluntary tests would be offered at the border upon entry. In case of covid symptoms, medical experts will be consulted.

Extensive information in German, English and Ukrainian can be found here:

DE: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/faqs/DE/themen/ministerium/ukraine-krieg/faq-liste-ukraine-krieg.html
EN: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/faqs/EN/topics/ministry/ukraine-war-eng/faq-ukraine-artikel.html
UA: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/faqs/DE/themen/ministerium/ukrain-war-ukr/faq-list-ukrain-war.html

PROGEDO is happy to provide information on the current situation in each federal state upon request.

Another important note: we have provided all information to the best of our knowledge and belief. We cannot guarantee the completeness of the information, nor can we accept any liability for the content. The facts are simply too complex for this and there are always adjustments and changes. In case of doubt, please contact us directly or inform yourself on the homepage of the Federal Office for Migration and Refugees: https://www.bamf.de/DE/Themen/AsylFluechtlingsschutz/ResettlementRelocation/InformationenEinreiseUkraine/informationen-einreise-ukraine-node.html

Further sources:

Corona Update: October, 29th, 2020- Lockdown light, Curfews and Contact restrictions

Update: On October, 28th 2020 Angela Merkel and the Ministers of the Federal States in Germany agreed on further measures to prevent the spreading of Covid-19. From November, 2nd onwards the following applies:

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Brexit

Brexit: No News?

Brexit negotiations have been going on for what feels like a decade, but there’s little progress, or isn’t there? 

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Whitepaper: COVID-19, Relocation and International Recruiting

The global pandemic will be present for an unforeseeable time. The only constant will be the need to adapt to the changing circumstances. How to best adjust your hiring strategies and how to offer help and support to your international employees is a reoccurring topic we have come across with our partners and clients.  

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Schutzimpfung Masern ab 01. März 2020 Pflicht

Measles Protection Act – Vaccination will become mandatory on March 1, 2020

PROGEDO – your first friend abroad. For us this is not just a statement but a commitment! That is why we regularly inform our customers about current events and happenings that we consider particularly important for you.

In addition to the Immigration Act, on March 1, 2020, another law will also go into effect.
This law is very important for foreign professionals with children, namely the Measles Protection Act. As a consequence of this law all children who are not vaccinated will lose their place in day care. Parents whose school-age children are not vaccinated face fines of up to 2,500 euros!

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Employer Branding für Start-ups

Unverzichtbar: Relocation-Support unterstützt Employer Branding

Was hat Relocation mit Employer Branding für Start-ups zu tun? Eine Menge, denn Start-ups können sich (noch) nicht so glaubwürdig als Arbeitgeber-Marke positionieren, sondern müssen potenzielle Arbeitnehmer taktisch-nutzenorientiert anziehen. Schließlich konnten diese Firmen auf den Märkten (B2C, B2B, Arbeitnehmer, öffentliche Meinung) oft noch kein zuverlässiges Image etablieren. Besonders wichtig wird das immer dann, wenn im Ausland rekrutiert wird, wo der Arbeitgeber oft gar nicht bekannt ist >>>

Warum eine professionelle Unterstützung beim Umzug innerhalb Deutschlands oder gar aus dem Ausland immer noch nicht Selbstverständlichkeit ist, wenn es darum geht, sich als Arbeitgeber zu positionieren, ist unverständlich. Unterstützt diese steuerlich auch noch absetzbare Hilfestellung doch das Recruiting nachhaltig, wenn man sich nicht allein auf passive Maßnahmen verlassen will, was sich ein technikorientiertes Start-up in Deutschland angesichts des fatalen Mangels an Spezialisten gar nicht mehr leisten kann.

Wie unterstützt professioneller Relocation-Support für Start-ups das Recruiting?

  1. Höhere Effizienz der aktiven Recruiting-Maßnahmen
  2. Geringere Kosten als durch längerfristigen Ausgleich über das Gehalt
  3. Effizienter als eine Allowance / Beihilfe
  4. Keine unnötige Belastung der Arbeitnehmer und der Familie
  5. Höhere Zufriedenheit und Bindung, speziell in der Einarbeitungsphase
  6. Minimierung von Kündigungen
  7. Aufdeckung versteckter Kosten

Zwei Fehlentwicklungen mit Folgen sind bei Start-ups zu beobachten, wenn es um das Problem geht, ausländische Fachkräfte in Deutschland einzustellen und zu integrieren:

  • Fehlentwicklung 1: In-House-Lösungen

In-House-Lösungen entstehen, weil die Unterstützung für New Hires zunächst auf dem kleinen Dienstweg durch die Personalabteilung erfolgt. Folge: Es entstehen Personalkosten, die den Neueinstellungen gar nicht zugerechnet werden können und die nicht skalierbar sind: Der Controller rauft sich die Haare. Mit externem Relocation-Support muss lediglich ein zuvor bestimmbarer Fixbetrag pro Neueinstellung kalkuliert werden. Risiken werden auf Dienstleister ausgelagert.

  • Fehlentwicklung 2: Allowances oder Beihilfen

New Hires bekommen zwar einen Betrag X, sollen sich aber um Visa-Beschaffung, Umzug und Wohnungssuche selbst kümmern. Folge: Der Mitarbeiter muss alles organisieren und die Zeit für eine optimale Einarbeitung fehlt. Das gebuchte Airbnb-Appartment nervt nach 3 Monaten, Versuche, eine Wohnung anzumieten, misslingen. Der Controller rauft sich wieder die Haare: Der Neue bombardiert seine Kollegen und die Personalabteilung mit Fragen, die andere von der Arbeit abhalten und oft zum zeitintensiven Eingreifen veranlassen. Auch so ist schon so manche In-House-Lösung entstanden („Dann machen wir es doch gleich selbst!“). Absolut kontraproduktiv: Die Beihilfe ist nicht zweckgebunden. Folge: Es wird eine neue Multimediaausrüstung gekauft, aber trotzdem das Unternehmen durch Fragen und Forderungen nach Hilfestellung belastet. Der Arbeitgeber zahlt aus falsch verstandener Sparsamkeit am Ende doppelt.

Die einzig saubere Lösung speziell für Start-ups:

  1. Eindeutige Policy entwickeln, welche Unterstützung die neuen Mitarbeiter verschiedener Worklevel erhalten sollen. Das ist auch gut für den Betriebsfrieden, damit es keine Ungleichbehandlung gibt. PROGEDO unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung einer nachhaltigen Policy.
  2. Outsourcing der Unterstützungsleistungen an externe Dienstleister, damit diese professionell, kostenoptimal und voll skalierbar erbracht werden können.
  3. Controlling der Key Performance Indicators (KPI) der Leistungen des Relocation-Dienstleisters (z.B. Dauer der Wohnungssuche, Dauer der Abwicklung des Gesamtpakets, Zufriedenheit des Mitarbeiters, Zufriedenheit der Personalabteilung / des fachlich Vorgesetzen, etc.)

Aus der Erfahrung von PROGEDO relocation verfahren nahezu 50% der Start-ups mehr oder weniger gut organisiert nach der Inhouse-Methode, wovon einige zusätzlich Zuwendungen an den Mitarbeiter einsetzen. Ein weiteres Viertel nutzt nur Beihilfen. In erstaunlich vielen Start-ups gibt es gar keine Unterstützung und „der Neue“ ist ganz auf sich gestellt.

Wie man es auch dreht und wendet: Bei allen Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung im Umkreis von mehr als 100 Kilometern um den Einsatzort sollten Arbeitgeber immer eine professionelle Unterstützung bieten und diese auf allen Ebenen von der hauseigenen Job-Page über Portale bis hin zum Recruiter kommunizieren. Der Full-Stack-Programmierer aus Brasilien will den Job nicht wegen des Feelgood-Managers, der Chill-Out-Zone oder der anderen hippen Gadgets.  Und mal ehrlich: Die Leistung sollte von Profis wie PROGEDO relocation erbracht werden. Oder würden Sie sich auf das Abenteuer eines Arbeitgeberwechsels oder einer Beschäftigung in der Ferne einlassen, wenn es heisst: „Ach, da werden Ihnen die neuen Kollegen schon helfen…“

Und noch ein paar Tipps für das erfolgreiche Recruiting:

  1. HR die notwendigen Kompetenzen geben und die Ownership für die zu treffenden Maßnahmen übertragen.
  2. Was genau wird gesucht? Manche Profile gibt es auch im Ausland nicht, aber Leute, die die gesuchte Position in 6 Monaten ausfüllen können.
  3. Sourcing-Strategie entwickeln: Je selektiver und spezieller das Profil desto mehr aktives Sourcing ist erforderlich.
  4. Identifikationsgrundlagen schaffen: Für Experten aus anderen Ländern ist glaubhafte Globalität eine wichtige Grundlage.
  5. Die richtigen Anreize setzen: Zeitsouveränität und Wohlbefinden zählen mehr als Dienstwagen und Titel auf der Visitenkarte
  6. Stichwort Candidate Experience: Das Bewerbungserlebnis ist ebenso wichtig wie das Bewerbungsergebnis.
  7. Onboarding: Die Generation Y bevorzugt einen Führungsstil auf Augenhöhe und pragmatische Unterstützung bei der reibungslosen Integration in Land, in der Firma und auf der Position.
  8. Do´s: Active Sourcing | Zupacken und Kandidaten nicht an den Wettbewerb verlieren | Bewerber-Pipeline aufbauen
  9. Don´ts: Im Alleingang recruiten | Nicht großzügig sein | Gehalt statt Standortqualität | Zu viel erwarten